Finanzen und Recht

Dienstreisen – Ab wann zählt die Zeit zur Arbeitszeit und Tipps, wie Sie gelassener ankommen

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Kaum im Büro und schon wieder auf Achse: Bei Dienstreisen lässt sich die Arbeitszeit nicht einfach von der Freizeit abgrenzen. Deshalb bedarf es auch zur Erfassung der Arbeitszeit auf Dienstreisen einer besonderen Regelung. Arbeits- sowie tarifrechtlich gilt es zunächst zu klären, welche Zeit auf einer Dienstreise der Arbeitszeit zuzuordnen ist und wann der Arbeitnehmer Dienstschluss hat.

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Grundsätzlich gilt für Arbeitnehmer: Wenn sie für einen Arbeitseinsatz an einen Ort außerhalb der regulären Arbeitsstätte fahren müssen, unternehmen sie eine Dienstreise. Laut Gesetzgeber ist es aber notwendig, dass Arbeitnehmer eine gewisse räumliche Entfernung überwinden müssen. Beispielsweise handelt es sich nicht um eine Dienstreise, wenn der Arbeitnehmer nur einen Kunden aufsuchen muss, der ein paar Häuserblocks neben seiner Arbeitsstätte ansässig ist – das ist ein Dienstgang. Ebenfalls keine Dienstreise ist der Weg, den der Arbeitnehmer täglich von seinem Wohnort zu seiner Arbeitsstätte zurücklegt. Diese Zeit ist seine Wegezeit; die gehört nicht zur Arbeitszeit und wird daher auch nicht vergütet.

Das Arbeitsrecht sagt auch: Reisezeit ist Arbeitszeit, wenn das Reisen zu den Hauptpflichten des Arbeitsverhältnisses gehört. Das ist z.B. bei Außendienstmitarbeitern der Fall, die mangels festem Arbeitsort ihre vertraglich geschuldete Tätigkeit ohne dauernde Reisetätigkeit gar nicht erfüllen können.
Vom Flugzeug in die Bahn und weiter mit dem Auto – heute hier, morgen da, das hört sich nach einem glamourösen und erfolgreichen Geschäftsleben an. Doch für viele Arbeitnehmer bedeuten Dienstreisen oft eher Stress und lange Arbeitszeiten. Denn eine Geschäftsreise beginnt nicht erst wenn die Berufstätigen ins Auto, den Zug oder das Flugzeug steigen, sie Bedarf schon im Vorfeld einiger Vorbereitungen wie Planung und Anreise sowie einer Nachbearbeitung.
Wer beruflich verreist, kennt das: Man steht besonders oft unter zeitlichem und körperlichem Stress. Termine müssen eingehalten werden und vor allem in der Vorweihnachtszeit gibt es davon ziemlich viele. Eine gute Vorbereitung kann dabei helfen, den Stress zu minimieren. Hier ein paar Tipps, damit Sie auch mal zwischendurch durchatmen können.
Für viele Arbeitnehmer sind natürlich die besten Dienstreisen, die, die nicht stattfinden. Das ist natürlich nicht immer möglich – heutzutage ist Kundenkontakt für die eigene Performance und für die Kundenbindung unerlässlich. Deshalb sollte man am Besten versuchen, die Reisezeiten möglichst zu verkürzen und wenn möglich mehrere Termine an einem Tag zusammenzulegen. Damit spart man Zeit und Kosten. Im Idealfall fährt man so nicht jede Woche zum Ort der Dienstreise, sondern nur alle zwei Wochen oder vielleicht nur einmal im Monat.

Ein weiterer Tipp: Achten Sie darauf, möglichst anti-zyklisch zu reisen. Am besten setzt man sich da nicht am Montagmorgen mit allen anderen Berufspendlern in Bewegung, sondern sucht sich gezielt Tage und Zeiten aus, an denen die Züge und Autobahnen nicht voll besetzt sind. Damit können Sie sich viel Stress und Zeit sparen.
Wichtig ist auch, die im Betrieb anfallende Arbeit in der Abwesenheit richtig zu delegieren. Vermeiden Sie es wenn möglich, noch auf dem Weg zum Flughafen oder zur Bahn weitere Dinge zu erledigen. Vielleicht kriegen Sie es hin, aber wenn Sie gestresst oder erschöpft am Geschäftstermin ankommen, macht das keinen guten Eindruck.
Wer für bestimmte Projekte immer wieder die gleichen Strecken zurücklegen muss, sollte sich gezielt immer die gleiche Verbindung und das gleiche Hotel suchen. Das klingt langweilig, zugegeben, aber dadurch spart man sich die ewige Suche nach Unterkünften und hat immer die gleiche Abrechnung. Der Aufwand bei der Planung ist zudem geringer und erleichtert die Umsetzung des Termins vor Ort. Also. Never change a winning team!

Immer einen Plan B zu haben, schadet nicht. Denn wie oft passiert das Unerwartete: Unwetter, lahmgelegter Bahnverkehr oder Flugausfälle wegen Streiks – da heißt es nicht aufregen und einen kühlen Kopf bewahren. Die Betroffenen können nichts an den Gegebenheiten ändern, also stattdessen Plan B abrufen und in die psychologische Trickkiste greifen. Für solche Situationen reserviert man sich am besten kleine Belohnung für sich selbst: ein leckerer Snack, ein spezieller Kaffee oder eine Folge der Lieblingsserie auf dem Tablet anschauen – wenn Sie mal wieder irgendwo gestrandet sind, belohnen Sie sich selbst für Ihre Gelassenheit.
Auch ein komplett anderer Tagesrhythmus ist mit vielen Dienstreisen verbunden – viel Arbeit, wenig Schlaf, das kann ganz schön an die Substanz gehen. Am besten lässt sich da Stress reduzieren, wenn viele Unsicherheitsfaktoren von Anfang an ausgeschlossen sind: Handy und Notebook sind voll aufgeladen, zusätzliche Unterlagen und Kopien sind ausgedruckt, Daten sind auf einem externen USB gespeichert, Uhr ist auf neue Zeitzone umgestellt etc.

Und was gilt auf Auslandsreisen? Auch da hat das Bundesarbeitsgericht eine Entscheidung getroffen (5AZR 553/17): Der Arbeitgeber muss die gesamte Hin- und Rückreisezeit als reguläre Arbeitszeit vergüten, wenn er seine Arbeitnehmer auf Dienstreise ins Ausland entsendet. Denn die Reise erfolgt im Interesse des Arbeitgebers. Jedoch darf der Arbeitnehmer die Vergütung als Arbeitszeit nur für die tatsächlich erforderliche Reisezeit verlangen.

Wenn Sie auf einer Dienstreise im Ausland mit einer fremden Sprache, ungewohnten Verkehrsmitteln und fremden Kulturen konfrontiert werden, sollten Sie zumindest bei der Wahl Ihrer Unterkunft auf Bekanntes und Bewährtes setzen. Buchen Sie ein Zimmer einer Ihnen bekannten Hotelkette und vermeiden Sie böse Überraschungen. Am besten eine, die nahe an öffentlichen Verkehrsmitteln oder Transportkreuzen liegen, dann sind Sie schnell am Bahnhof oder Flughafen. Geschickt ist es auch, eine Unterkunft in der Nähe des Kunden zu suchen, damit man am Termintag nicht durch den Berufsverkehr muss. Ein Blick in die Messe- und Veranstaltungskalender lohnt sich oft, um Ausweichtermine zu suchen.
Nutzen Sie die Leerlaufzeiten auf Ihren Dienstreisen für kleine Aufgaben, die Sie in fünf bis zehn Minuten ohne großen Aufwand erledigen können. Zum Beispiel könnten Sie Ihre Reisekostenabrechnung machen oder die anstehende Präsentation nochmal kurz überarbeiten. Auch die Weihnachtsgrüße können auf einer Zugfahrt schnell verschickt werden.

Arbeitszeiterfassung – Regelungen und Möglichkeiten

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Die Arbeitszeiterfassung spielt für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen eine wichtige Rolle. Beide können damit nachweisen, zu welcher Zeit wie viel gearbeitet wurde. Unternehmen erhalten einen zuverlässigen Überblick über die Anwesenheit ihrer Arbeitnehmer. Und dem Arbeitnehmer ermöglicht die Arbeitszeiterfassung die Kontrolle, ob korrekt abgerechnet, mögliche Überstunden erfasst und ausstehende Urlaubstage registriert wurden. Durch eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im vergangenen Jahr müssen sich nun alle Arbeitgeber mit dem Thema Arbeitszeiterfassung auseinandersetzen. Was sich durch das neue Gesetz verändert hat und was Sie dazu wissen müssen, erfahren Sie hier.

Im Kern des neuen Gesetzes zur Arbeitszeiterfassung geht es darum, jede Arbeitsstunde aller Mitarbeiter genau zu dokumentieren. Das klingt zunächst vor allem nach einem großen Aufwand und totaler Kontrolle, verfolgt jedoch ein anderes Ziel: Das Gesetz soll Arbeitnehmern künftig helfen. Denn ohne eine vollständige Arbeitszeiterfassung sei es für Mitarbeiter kaum möglich, Arbeitszeiten und vor allem Überstunden verlässlich zu erfassen und somit auch nicht eigene Rechte und Ansprüche durchzusetzen, argumentiert der Europäische Gerichtshof.
So sollen dank der neuen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung unbezahlten Überstunden der Gar ausgemacht werden. Die neue Arbeitszeiterfassung geht dabei einen Schritt weiter als die bisher in Deutschland geltenden Regelungen, die laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) nur die Höchstarbeitszeit pro Wochentag beziehungsweise Woche regelt. Darunter auch die Pausen und Ruhezeiten, als auch die Arbeit an Sonn- und Feiertagen sowie Nachtschichten.
Bisher war es lediglich Pflicht, Mehrarbeit und Überstunden zu erfassen, also die Stunden, die über die geregelte Arbeitszeit hinaus gehen. Künftig müssen nun sämtliche Arbeitsstunden aufgezeichnet werden.

Stechuhr vs. Chipkarte

Die neue Regelung zur Arbeitszeiterfassung macht die Dokumentation der Arbeitszeit unbedingt erforderlich. Doch wie das in den einzelnen Fällen erfolgen soll, müssen Arbeitgeber und Unternehmen selbst stemmen. Chip, digitale Stechuhr, Apps für mobile Endgeräte und Co. – dank immer neuer technischer Entwicklungen ist es schwierig, sämtliche Möglichkeiten zeitnah aufzunehmen.
Als eines der ersten Geräte zur Arbeitszeiterfassung wurde die Stempeluhr Mitte des 19. Jahrhunderts eingeführt, die zeitgleich als Kontroll- oder Stechuhr fungierte. Das Prinzip war einfach: Jeder Mitarbeiter erhielt seine persönliche Karte aus Karton, die beim Kommen und beim Gehen in die Stempeluhr gesteckt und automatisch abgestempelt wurde.
Mittlerweile gibt es verschiedene Geräte und Apps zur Arbeitszeiterfassung. Die alte Stempeluhr wird mittlerweile oft durch ein elektronisches Terminal ersetzt. Mitarbeiter halten eine Chipkarte davor, werden im System erfasst und können sogar Einblicke in folgende Informationen nehmen: Bisher geleistete Arbeitszeit, Anzahl der Urlaubstage, der Fehltage und der Überstunden.
Eine weitere Art der Arbeitszeiterfassung erfolgt per Fingerabdruck, einer speziellen Software oder mit Excel. Worauf Unternehmen im konkreten Fall zurückgreifen, hängt vom Budget und des zu erwartenden Zeitaufwands ab. Umgekehrt kann die Arbeitszeiterfassung aber auch zur Kontrolle von Mitarbeitern dienen – sollte sich herausstellen, dass Arbeitszeiten von beiden Seiten nicht wie vereinbart eingehalten werden. Etwa wenn Arbeitgeber, die Mitarbeiter zu viel und zu lange arbeiten lassen und auch wenn Arbeitnehmer, die regelmäßig weniger arbeiten, als vereinbart wurde. Überstunden oder Lücken in der Arbeitszeit lassen sich dank vollständiger Arbeitszeiterfassung leicht erkennen. In solchen Fällen hat der Arbeitnehmer wenig Gutes zu erwarten. Daher ist es wichtig, dass klare Regelungen bestehen und die Dokumentation der Arbeitszeiterfassung sowohl verständlich als auch einwandfrei ist.

Was genau bedeutet Arbeitszeiterfassung?

Darunter versteht man die verschiedenen Möglichkeiten, Arbeitszeiten von Arbeitnehmern möglichst genau zu erfassen und festzustellen, wie lange Angestellte tatsächlich arbeiten. Der Arbeitsvertrag regelt die Bezahlung als Gegenleistung für die erbrachte Anzahl an Arbeitsstunden. Mitarbeiter müssen die vereinbarte Arbeitszeit erbringen, sind aber nicht verpflichtet, ohne Ausgleich mehr zu arbeiten. Die Arbeitszeiterfassung ist eine Kontrolle für beide Seiten.

Grundsätzlich sind dabei folgende Vorschriften zu beachten:

  • Der Mitarbeiter ist über die Arbeitszeiterfassung informiert und kennt den Zuständigen
  • Beide Vertragsparteien sowie Personalabteilung haben Zugriff auf die Arbeitszeiterfassung
  • Außer den autorisierten Personen sowie den Vertragsparteien haben lediglich Behörden Zugang zu den Daten

Wer bisher seine Arbeitszeit nicht lückenlos dokumentiert hat, konnte nur schwer nachweisen, wie viele Überstunden er tatsächlich geleistet hat. Durch das neue Urteil zur Arbeitszeiterfassung soll Arbeitnehmern dabei geholfen werden und so zusätzlich der Schutz von Arbeitnehmern gesteigert werden. Durch die nun damit einhergehende größere Transparenz und Regulation soll verhindert werden, dass Mitarbeiter ausgebeutet oder in Arbeitszeiten gedrängt werden, die dem Gesetz widersprechen. Denn weniger Stress bedeutet mehr Gesundheit, argumentierten die Richter.

Schwierig ist die Erfassung der Arbeitszeit, wenn Angestellte nicht ausschließlich am festen Arbeitsplatz, beispielsweise im Büro, tätig sind. Zu Beginn der Arbeitszeit kann sich nämlich jeder Mitarbeiter anmelden und zum Feierabend abmelden. Allerdings sieht der Arbeitsalltag nicht in allen Branchen so aus. Angesichts der heute so vielfältigen Arbeitszeitmodelle stellt sich daher die berechtigte Frage, inwieweit eine korrekte, sprich durchgehend dokumentierte Arbeitszeiterfassung überhaupt möglich ist. Wie verhält es sich bei Dienstreisen oder im Home-Office? Über mobile Lösungen kann sich der Mitarbeiter zwar auch hier an- und abmelden, doch wie sieht es mit längeren Kaffeepausen oder Botengängen sowie Dienstreisen aus? Muss der Mitarbeiter dann jedes Mal angeben, dass er gerade seine Arbeitszeit unterbricht? Und wie sollte der Arbeitgeber überhaupt kontrollieren, ob wirklich gearbeitet wird oder gerade einer ganz anderen Beschäftigung nachgegangen wird?

Für diese Herausforderungen müssen erst noch individuelle Lösungen gefunden werden – der Gesetzgeber steht also in der Pflicht, das neue Urteil zur Arbeitszeiterfassung gegebenenfalls mit weiteren Regelungen zu ergänzen und somit den Arbeitgebern und Mitarbeitern unter die Arme zu greifen. Mehr Informationen und Hilfestellungen zum Gesetz zur Arbeitszeiterfassung können Fachanwälte für Arbeitsrecht bieten.